Ewidencja odpadów w BDO – jak ją prowadzić?

Jeśli chcesz, aby odpady, które produkuje Twoja firma, zostały zabrane i wywiezione w odpowiednie miejsce, musisz prowadzić ich bieżącą ewidencję, niezbędną do późniejszego składania sprawozdań w bazie BDO. Jeśli tego nie dopilnujesz, możesz mieć kłopot z ich wywozem. Dowiedz się, jakie obowiązki spoczywają na Tobie, jako przedsiębiorcy i o co musisz zadbać, aby nie mieć problemu z odbiorem śmieci.

System BDO jako narzędzie do ewidencji odpadów

Od stycznia 2021 roku ewidencja odpadów całkowicie przeszła już na model elektroniczny i zastąpiła papierową wersję, która funkcjonowała jeszcze do końca 2020 roku. Dziś forma papierowa jest już stosowana tylko i wyłącznie w momencie awarii systemu BDO. Nadal jednak wielu przedsiębiorców odczuwa niepokój, kiedy musi wystawić w systemie BDO kartę ewidencji odpadów lub co gorsze, złożyć roczne sprawozdania BDO.

Niestety nie ma jednej listy, na której mógłbyś sprawdzić, kto musi prowadzić ewidencję odpadów i czy Twoja firma także ma ten obowiązek, a liczba wyjątków jest długa. Przepisy na ten temat pozostają skomplikowane, natomiast ich interpretacja przez przedsiębiorców nie zawsze bywa właściwa. Dlatego, jeśli odczuwasz niepewność w tej dziedzinie warto zaczerpnąć porady specjalisty, który pomoże Ci bezboleśnie przejść przez cały proces, związany z rejestracją BDO, analizą wniosku, czy składaniem rocznych sprawozdań.

Ewidencja odpadów – jak to wygląda w praktyce?

Bez dostępu do systemu BDO i uprzedniego zarejestrowania się w nim, żaden przedsiębiorca nie jest w stanie prowadzić ewidencji odpadów. Dlatego tak ważna jest rejestracja BDO, która pozwala na późniejsze przekazanie odpadów firmie zewnętrznej.

Aby prowadzić ewidencję odpadów za pośrednictwem systemu BDO, musisz wypełniać podstawowe dokumenty ewidencyjne, którymi są:

• – karta przekazania odpadów

• – karta ewidencji odpadów

Pamiętaj, że jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentów i danych, na podstawie których prowadziłeś ewidencję odpadów przez 5 lat. Czas ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym sporządziłeś dokumenty.

Karta ewidencji odpadów BDO – jak często prowadzić wykaz?

Ewidencję odpadów teoretycznie powinno prowadzić się na bieżąco. Jednak tutaj sprawa zaczyna się nieco komplikować, ponieważ nie ma ustawowego wymogu co do terminu i częstotliwości jej przeprowadzania. Interpretacje tego tematu pozostawiono samym przedsiębiorcom. W praktyce oznacza to tyle, że może ona różnić się od tego, co postanowią w tej sprawie organy kontrolne.

Dlatego bezpiecznym kluczem do ustalenia częstotliwości ewidencji odpadów pozostaje sam moment ich wytworzenia. Można uznać, że odpad powstanie, jeśli zajdzie jeden z trzech zapisów wskazanych w ustawie. Data wytworzenia odpadów będzie wówczas równoznaczna z przesłanką, która zaistniała, jako pierwsza, czyli może to być:

• – Dzień, w którym odpady z Twojej firmy posiadające datę przydatności przeterminowały się, a przepisy branżowe nakazują ich utylizację.
• – Dzień, w którym firma podejmie próbę pozbycia się odpadów np. poprzez wrzucenie ich do kontenera.
• – Dzień, w którym jako przedsiębiorca pozbędziesz się odpadów. Jest to teoretycznie ostatni moment, aby wykazać w systemie BDO wytworzenie odpadu. W tym przypadku data wytworzenia odpadu będzie taka sama jak data wystawienia KPO w systemie BDO. Jednak w praktyce system BDO pozwala dokonać operacji przekazania odpadu bez wpisu w KEO. Ma to zastosowanie dla przedsiębiorców, którzy wytwarzają odpady niebezpieczne do 100 kg lub pozostałe (nie licząc komunalnych) do 5 ton. Wówczas nie mają oni konieczności wystawienia KEO. W pozostałych przypadkach wypełniona przez przedsiębiorcę karta przekazania odpadów powinna mieć pokrycie we wpisach dokonanych dla karty ewidencji odpadów.

W znacznej większości odpady powstają jednak wcześniej, niż następuje ich przekazanie i wystawienie KPO. Jednak to do przedsiębiorcy należy ostateczna decyzja o ustaleniu częstotliwości dokonywania wpisów, które powinny wynikać z ilości wytwarzanych odpadów i sposobu ich magazynowania.

Nieterminowe według organów kontrolnych lub niezgodne ze stanem rzeczywistym ewidencjonowanie odpadów może być powodem do ukarania przedsiębiorcy grzywną w wysokości od 1000 zł do 1 mln zł. Warto o tym pamiętać.

Karta przekazania odpadów w systemie BDO – podstawowy dokument na potrzeby ewidencji odpadów

Karta ewidencji odpadów stanowi informację, w jaki sposób dana firma weszła w posiadanie odpadów i co stało się z nimi na dalszym etapie. Jest ona podstawowym dokumentem, który pozwala przygotować roczne sprawozdanie BDO.

Najważniejszą zmianą, jaka zaszła wraz z ewidencjonowaniem odpadów w nowym systemie BDO jest fakt, że podmioty przekazujące odpady zobowiązane są do całkowitego samodzielnego wystawiania KPO.

Pomimo że wymóg ten obowiązywał już od wielu lat, w praktyce to często właśnie odbiorcy odpadów wystawiali KPO za przedsiębiorców, aby ułatwić całą procedurę.

Wraz z nowym systemem zmienił się więc nie tyle podmiot, który jest zobowiązany do wystawienia KPO, a sposób, w jaki zaczęto egzekwować to od firm przekazujących odpady do wywozu.

Od 2021 roku kartę przekazania odpadu wystawisz tylko i wyłącznie za pośrednictwem swojego indywidualnego konta w BDO. Ma to na celu uszczelnić system gospodarowania odpadami i uwydatnić odpowiedzialność, jaka spoczywa na przedsiębiorcach za posiadane przez nich odpady.

O czym musisz pamiętać przed wystawieniem KPO?

To Ty jako przedsiębiorca rozpoczynasz proces przekazania odpadów po uprzednim porozumieniu się z firmą transportującą. Musisz więc wcześniej poznać przewidywaną datę i godzinę odbioru odpadów, a także znać kod odpadu oraz jego masę.

Jeszcze na etapie planowania KPO powinieneś również dowiedzieć się, jaki jest numer rejestracyjny pojazdu, który odbierze Twoje odpady oraz jego numer MPD (czyli numer miejsca prowadzenia działalności w rejestrze BDO), aby wpisać te dane w karcie.

Transport odpadów

Ważna rola ewidencji odpadów

Celem ewidencjonowania odpadów jest zapewnienie kontroli nad ich ilością oraz na tym, co się z nimi dzieje na późniejszym etapie. Dzięki temu wiadomym staje się, gdzie w gospodarce powstają jakie odpady i ile się ich produkuje. To także duży krok w kierunku przejęcia kontroli nad tworzeniem się dzikich wysypisk śmieci.

Elektroniczna ewidencja odpadów w systemie BDO wymaga naprawdę dużej precyzji.

Z racji tego, że system BDO nadal jest dla wielu przedsiębiorców nowym narzędziem, często pojawiają się w nim błędnie wystawione dokumenty. Aby prawidłowo złożyć roczne sprawozdanie do marszałka województwa, prawidłowa ewidencja odpadów w BDO jest do tego celu niezbędna.