Kontrola WIOŚ i BDO: Co sprawdza Inspekcja Ochrony Środowiska i jak się przygotować?

Kontrola środowiskowa może pojawić się nagle – nawet wtedy, gdy najmniej się jej spodziewasz. Na szczęście dobrze przygotowana firma nie musi się jej obawiać. Jeśli obowiązki BDO są realizowane rzetelnie, a dokumentacja uporządkowana – nawet niezapowiedziana wizyta inspektora WIOŚ przebiegnie spokojnie i bez stresu.  Problem pojawia się wtedy, gdy w firmie brakuje wiedzy, procedur albo zwyczajnie – czasu, by zająć się tym wszystkim samodzielnie.

WIOŚ pod lupą – czym zajmuje się Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska?

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ) to instytucja, której głównym zadaniem jest kontrola i egzekwowanie przestrzegania przepisów dotyczących ochrony środowiska. Jego działania obejmują zarówno monitorowanie jakości powietrza, wód czy gleby, jak i sprawdzanie, czy firmy działające na danym terenie wywiązują się z obowiązków środowiskowych.

Inspektorat analizuje m.in. gospodarkę odpadami, emisje zanieczyszczeń czy prawidłowość sprawozdań składanych do BDO. To organ, który – poza typowym nadzorem – może również reagować na nieprawidłowości i interweniować tam, gdzie zachodzi podejrzenie łamania przepisów.

Kto powinien przygotować się na kontrolę WIOŚ?

Kontrole WIOŚ to nie tylko problem dużych zakładów przemysłowych. Coraz częściej pod lupę trafiają także mniejsze firmy – warsztaty, salony kosmetyczne, sklepy detaliczne, hurtownie, firmy transportowe czy produkcyjne. Jeśli wytwarzasz odpady, sprowadzasz produkty w opakowaniach, elektronikę, baterie, pojazdy albo po prostu działasz w branży, która może wpływać na środowisko – temat BDO dotyczy również Ciebie. A co za tym idzie – kontrola może pojawić się w Twojej firmie w każdej chwili.

WIOŚ nie działa tylko według sztywnego harmonogramu. Oprócz planowych wizyt kontrole bywają efektem zgłoszeń, doniesień, analiz ryzyka czy po prostu wątpliwości co do kompletności danych w rejestrze BDO. Brak wpisu, niezgodna sprawozdawczość, błędy w systemie – to wszystko może ściągnąć kontrolę na Twoją firmę. A kary BDO za nieprawidłowości są dotkliwe, nawet jeśli wynikają tylko z niewiedzy. Warto więc zawczasu uporządkować formalności, zamiast później tłumaczyć się z niedopatrzeń.

Co sprawdza WIOŚ podczas kontroli? Lista ryzykownych punktów

Inspektorzy nie ograniczają się tylko do jednej sfery. Zakres kontroli może być naprawdę szeroki:

• – Ewidencja odpadów – czy jest prowadzona zgodnie z wymaganiami BDO?

• – Poprawność raportów – czy firma terminowo przesyła sprawozdania BDO?

• – Dokumentacja wewnętrzna – decyzje administracyjne, pozwolenia, umowy z odbiorcami odpadów.

• – Warunki magazynowania odpadów – oznaczenia, zabezpieczenia, segregacja.

• – Zgodność danych z rzeczywistością – czy wpisy w BDO pokrywają się z faktycznym obiegiem odpadów?

Niektóre pytania mogą zaskoczyć. Warto wiedzieć, że inspektorzy mają prawo wglądu do wielu dokumentów w tym również o dowody transportu, faktury czy karty przekazania odpadów.

Najczęstsze błędy w BDO – sprawdź, czy ich nie popełniasz 

Z naszych doświadczeń wynika, że wiele firm popełnia te same najczęstsze błędy w BDO:

– Brak rejestracji w BDO, mimo obowiązku.

– Nieaktualne dane rejestrowe, np. dotyczące  prowadzenia działalności.

– Braki w ewidencji – nieprowadzenie kart przekazania lub kart ewidencji odpadów.

– Nieterminowe sprawozdania roczne, które mogą skutkować wysokimi karami.

– Błędnie przypisane kody odpadów w BDO.

W praktyce mogą być one podstawą do wystąpienia z wnioskiem o nałożenie finansowych kar BDO.

Dlatego wielu klientów decyduje się powierzyć te kwestie firmom zewnętrznym, takim jak nasza, które od lat zajmują się kompleksową obsługą BDO – od rejestracji, przez ewidencję, aż po sprawozdania.

Kontrola zapowiedziana czy z zaskoczenia? Jak wygląda przebieg kontroli WIOŚ?

Wbrew pozorom, inspektorzy WIOŚ nie zawsze muszą uprzedzać o kontroli – mają prawo przeprowadzić ją bez wcześniejszego zawiadomienia. Zazwyczaj jednak wizyta jest zapowiadana, zwłaszcza jeśli ma charakter planowy.

W trakcie kontroli możesz się spodziewać:

• – Wezwania do okazania dokumentów: umów, ewidencji, sprawozdań. Pamiętaj, żeby przetrzymywać w firmie dokumenty z 5 ostatnich lat.

• – Sprawdzenia stanu faktycznego: wygląd magazynów, etykiety, sposób przechowywania odpadów.

• – Rozmów z pracownikami i zadawania pytań dotyczących procedur.

Po kontroli sporządzany jest protokół, a jeśli stwierdzone zostaną nieprawidłowości – przedsiębiorca ma czas na ich usunięcie. Gorzej, gdy problemy są poważne lub powtarzające się – wówczas może zostać wszczęte postępowanie administracyjne, a nawet nałożona kara finansowa.

Checklista BDO – nie daj się zaskoczyć kontroli WIOŚ

Oto kilka kluczowych elementów, które warto sprawdzić przed kontrolą:

– Czy Twoja firma jest zarejestrowana w BDO?
– Czy dane w rejestrze są aktualne?
– Czy prowadzisz pełną ewidencję odpadów w systemie BDO, jeśli jest to wymagane?
– Czy wszystkie sprawozdania zostały złożone w terminie?
– Czy dokumentacja jest uporządkowana i dostępna do wglądu?
– Czy odpady są oznaczone, a miejsce ich magazynowania spełnia wymogi?

Jeśli nie masz pewności – warto zrobić wewnętrzny audyt lub skorzystać z pomocy specjalistów, którzy wskażą błędy, pomogą je naprawić, a także przygotowują Twoją firmę do kontroli, krok po kroku.

Szkolenia i wsparcie – nie musisz być ekspertem od wszystkiego

BDO i przepisy środowiskowe zmieniają się szybciej, niż większość firm nadąża z aktualizacjami. Nowe obowiązki, zmiany w systemie, interpretacje urzędów – trudno to wszystko śledzić, gdy na co dzień trzeba zarządzać zespołem, klientami i produkcją. I właśnie dlatego warto mieć kogoś, kto czuwa nad tym za Ciebie. W związku z tym wielu przedsiębiorców decyduje się skorzystać z usług zewnętrznych, które oferują:

– Rejestrację i aktualizację wpisów w BDO,

– Prowadzenie ewidencji i sporządzanie sprawozdań,

– Wsparcie podczas kontroli WIOŚ,

– Szkolenia i doradztwo – również online.

Dzięki temu nasi klienci mogą skupić się na tym, co dla nich najważniejsze – prowadzeniu firmy, bez stresu związanego z urzędami.

Kontrola bez obaw – postaw na profesjonalne wsparcie BDO

Dobrze przygotowana firma nie ma się czego bać. Warto podejść do obowiązków środowiskowych z taką samą starannością, jak do finansów czy podatków. To nie tylko kwestia unikania kar, ale również budowania na zewnątrz wizerunku odpowiedzialnego przedsiębiorcy.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie BDO lub chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest gotowa na kontrolę – zapraszamy do kontaktu. Zajmiemy się formalnościami, abyś Ty mógł spokojnie prowadzić swój biznes.